利用者登録についてのご案内

広島産業保健推進センターでは図書等の貸出に際し、 しっかりしたご利用者様の登録を前提として運用することに いたしました。以下では登録方法変更に至った経緯と登録までの手順など についてご説明します。

登録方法変更の背景

これまでは、事業場を単位として登録させていただく例が多かったのですが、 担当者様がいつのまにか交代していた例、同一事業場で複数の方が同じカードで貸出しを されていた例、あるいは、一人の方が複数の部署からの依頼で貸出作業を担当されており そのつど同一カードで異なる部署ごとの責任者の名前で貸出手続きをされていたという例もありました。 このようなことから、当センターの利用者情報に混乱を来たし、担当者様への 電話でのお問い合わせなどに支障が生じておりました。

また、昨今の社会情勢などから担当者様ご本人の確認をしないで貸出をすることに ついて、利用者の方からもそれで大丈夫かとご心配いただくこともありました。 これまでのシステムはご利用になる方は全て善人との前提に立って運用していた 面が否定できず、今後の物品管理を考えた場合、しっかりした利用者登録を 前提として運用できるようシステム全体を見直すことといたしました。

本人確認のための情報の必要性について

広島産業保健推進センターの利用者様には遠方の方も多く、郵送による貸出を希望される方も 少なくありません。この場合、お顔を拝見することもなく、 これまでのシステムではメール１つで高価な貸出し物品をお送りすることになっていました。 事業所のホームページなどから送付先住所や事業場名に嘘のないことを確認することなどは ある程度可能ですが、完全には実施できませんし、手間のかかる作業となっていました。 このため、最初に利用者様の情報をしっかりと登録し、ご本人であることの確認もさせていただいて、 以後は手間隙をかけることなく円滑に貸出業務ができるよう、業務を効率化することが重要と 考えました。

本人確認について、国立国会図書館や県立図書館などの利用者登録方法を参照 いたしましたところ、本人確認書類（免許証、保険証など）のご提示をお願いするのが最良で、 いたしかたない方法だと決定いたしました。 この方法はあくまでも特殊な例に対する防衛のためにやむを得ず行うものです。決して利用いただいて いる皆様を疑って行うものではなく、今後とも安全に貸出物品を管理し、継続してご利用いただくため の防衛的手段だとご理解ください。

利用者登録申請書にご記入いただいた個人情報は、貸出し中のまま退職あるいは転出され、 事業場へお問い合わせしても担当者がおらず返却が滞るというような場合や、所属の 事業場名を偽った申請に対処する必要が生じた場合など、最悪の状態を想定して保管させて いただく情報です。したがって、これらの特別の場合を除き、第３者はもちろん、当センター でも利用することはございません。当方より、お問い合わせの必要が発生した場合には原則として 電子メールあるいはお勤め先の電話でいたします。ただし、連絡先としてとくにご自宅をご希望の場合は別途その 旨ご連絡ください。

メールまたはFAXでの利用者登録申請の手順

広島産業保健推進センターの利用者登録では利用者登録申請書を出していただくと、 利用者カード作成作業を開始し、仮登録をしたうえで利用者番号をお知らせいたし ます。この利用者番号を使用して貸出申込をしていただくことができます。

☆利用者登録申請はホームページの利用者登録申請のページ あるいは、 利用者登録申請書を印刷してFAXでお送り ください。

☆貸出申込はホームページの貸出窓口から、あるいは「 ( 図書・機器　貸出申込/回答票」を用いてFAXで お送りください。

ただし、この段階での登録はまだ仮の状態で、以下の本人確認作業 を経て完全な正式登録の終了となります。

初回の貸出の際に来所いただける場合には、そのおりに本人確認書類の ご提示をお願いいたします(コピーは不可）。先に提出いただいている「利用者登録申請書」 に記載された個人の住所、電話番号、生年月日等を確認させていただきます。 このときご了解が得られれば事務作業を確実にするため本人確認書類をコピーすることの可否を お伺いいたしますが、これはお断りになられても結構です。その際は目視で確認し 書類はそのままお返しいたします。ただし、本人確認書類をご提示いただけない場合は 申し訳ございませんが、利用者として登録することはできず、以後の貸出もお断り せざるを得ないことをご理解ください。本人確認が終了した時点で正式に利用者登録 が終了し、初回の貸出物品とともに利用者カードをお渡し、以後は簡便な手順でご利用 いただけます。

本人確認書類は以下のいずれかとさせていただきます。
*何れも、有効期限以内のものに限ります。社員証、定期券、名刺などは不可です。

初回から郵送での貸出をご希望の場合は、 初回の貸出申込の際に、「受け渡し方法」として「郵送」を 選択していただき、貸出申込手続きと同時に、本人確認書類のコピーを 当センターまで、ご希望の方法で、送付ください。貸出物品に同封して利用者カードを 郵送いたします。

送付方法は、FAX、郵送、あるいはスキャンして電子メールのいずれでも結構です。ただし、 不鮮明な場合、再送をお願いすることがあります。また、いずれも氏名・現住所・生年月日の全てが 確認でるよう必要なら複数ページのコピーを送付ください。特に、住所変更をされた 方の免許証は裏面に現住所が記載されていますのでご注意ください。

送付途中での紛失・盗聴などについて 当方では責任は負えません。送付にご不安の方、ならびに当方でのコピー保管を望まれない場合などは、 お手数ですが初回の１回は来所していただき、上記の来所いただける場合の方法でお願いいたします。

すでに事業場名で登録いただいている方

すでに事業場名で登録いただいている方も「登録方法変更の背景」で述べました理由を ご理解いただき、個人名での再登録をお願いいたします。 ただし、従来の利用者番号も現時点では有効ですので、まず既存の利用者番号で 貸出申込を行ってください。

既存の利用者番号で貸出申込をいただくと、今回の貸出と返却まではその 利用者番号で処理いたしますが、この機会を利用して新しい個人を単位とした 利用者登録をお願いいたします。手順は以下のとおりです。

○事業場名で登録済みの方で来所でお受け渡し可能な場合

既存の利用者番号での貸出申込に合わせて、利用者登録申請を行ってください。 FAXまたはホームページからできます。

利用者登録申請が届くと当センターでは新規の利用者としての登録を開始し、 新しい利用者カードを準備いたします。貸出物品を受け取りに来所されたときに、 前述の本人確認書類(コピー不可)をご提示いただき、本人確認をさせていただきます。 その上で新しい利用者カードを貸出物品と共にお渡しいたします。

すでにご利用実績のある方も、当センターでのデータベースでは個人単位の利用実績を確認できません。 そのため、お手数ですが本人確認書類をご用意ください。 本人確認の内容は前述の初回に来所いただける場合と同じです。

○事業場名で登録済みの方で来所でのお受け渡しが困難な場合

上記と同様に、既存の利用者番号での貸出申込に合わせて、利用者登録申請を行ってください。 またそのときに、本人確認書類のコピーを 当センターまで、ご希望の方法で、送付してください。今回の貸出物品を 郵送する際に、新カードを合わせて郵送いたします。 なお、今回の貸出は既存の利用カード番号での貸出と返却になります。 次回より新しい利用者番号で貸出申込を行ってください。また、本人確認書類のコピーの郵送等 にご不安のある方は、お手数ですが上述の来所いただける場合の方法で本人確認をお願いいたします。

未登録の方で来所して貸出しを申し込まれる場合

はじめて広島産業保健推進センターに来所され図書等の貸出を申し込まれる 方は、貸出申込の前に利用者登録申請を行っていただきます。 利用者登録申請には本人確認書類が必要です。したがって、未登録の方で 図書等の貸出しを予定して来所される場合は必ず、本人確認書類をご持参 ください。

もし、本人確認書類を忘れられた場合、利用者登録申請と貸出申込を していただいた上で、貸出予約を行い、後日に本人確認書類を もって来所いただき、そのおりに貸出物品と利用カードをお渡しする ことができます。また、再度の来所も困難な場合は後日に本人確認書類の コピーをFAX、郵送などで送付いただき、郵送で貸出物品と利用カードを お送りする方法もあります。郵送費用は受取人払いとなります。 その他の方法では対応できないことをあらかじめご了解ください。

利用者登録の失効について

広島産業保健推進センターに利用者登録されている方で、最終利用日から２年間、何も ご利用がない場合、利用者登録は失効します。再び利用される場合には、新たに 利用者登録申請が必要となります。

利用者登録情報の変更について

利用者登録情報に変更が生じた場合は、次のいずれかの方法で変更が必要です。

来所による変更届け

変更届用紙に変更前、変更後の内容を記載して提出してください。 本人確認書類（コピー不可、新しいもの）をご提示いただきますので、 ご持参ください。

郵送又はFAXによる変更届け

変更届用紙に変更前、変更後の内容を記載して郵送又はFAXしてください。 本人確認書類（新しいもの）のコピーを一緒に郵送又はFAXしてください。

ホームページからの変更届け

変更前および変更後の情報を記入して変更届けを提出いただける ページを開発予定です。それまでは、自由な書式で、 利用者番号、お名前、 変更前と変更後の情報を記載して support@hiroshima-sanpo.jp 宛てに 件名を「利用者登録情報変更届け」として電子メールでお送り ください。登録されている電子メールアドレスを使用して 送信してください。

登録されている電子メールアドレス宛てに変更の確認メールを お送りし、間違いない旨の返信をいただいた後に変更します。 したがって、登録されている電子メールアドレスが有効でなければ この方法は使用できません。電子メールアドレス変更の際も、 現在登録されているアドレスが有効な期間にお届けください。 現在登録されているアドレスが無効になってから のお届けは上記の「来所による変更届け」「郵送又はFAXによる変更届け」 の手続きでお願いします。

プライバシーについて

広島産業保健推進センターでは図書等利用のための利用者登録システムで ご利用者様から得た情報（以下、貸出利用者登録情報）については 以下の目的で使用し、他の目的のために当センター及び第３者により使用される ことはありません。

ただし、裁判官の発した捜索・押収令状に基づく場合など、捜査機関等に開示することがあります。

利用者登録の有効期限が切れた情報は速やかに廃棄いたします。

その他の利用者情報の取扱いについては、当センターの 運営方針ご利用規定に記載した内容を適用いたします。